Processo de assinatura de um documento.

Para realizar a assinatura de um documento você deverá seguir os passos a seguir:

1° - Clique no botão “+ Novo documento”

2º - Será apresentado a você uma janela para que se possa realizar uma busca do documento que se deseja assinar no seu dispositivo, bastando ligar no botão  e selecionar o documento no diretório onde o mesmo está salvo. Ou simplesmente arraste-o para dentro do espaço em branco.

Nesta etapa você poderá:

• Colocar uma descrição para este documento;
• Inserir uma organização ou grupo de pessoas;
• Definir uma pasta onde será salvo o documento
• Informar um ou mais endereços de e-mail que receberão a cópia do documento;
• Definir uma pasta onde será salvo o documento.

3º - Coloque o NOME/CPF e EMAIL dos participantes que irão assinar o documento.

Lembrando que o certificado deve constar o mesmo CPF informado nos campos abaixo.

Nesta fase lhe é permitido ainda:

• Permitir assinatura eletrônica ao ativar o botão ;
• Definir o título do signatário ao clicar no ícone ;
• Editar um perfil ao se clicar no ícone ao clicar no ícone ;
• Excluir um usuário ao se clicar no ícone ao clicar no ícone ;
• Defina a posição da assinatura ao clicar no ícone ;

Nota: Na opção de escolha do local da assinatura, clique no botão “Escolher posição”, será apresentado a você o documento em questão para que possa definir o local da apresentação de sua assinatura.

4º - Defina a sequência das assinaturas se assim desejar - bastando ativar esta opção e definir sua ordem. Os participantes irão receber por e-mail o documento a ser assinado na ordem pré-definida por você.

Igualmente receberão por e-mail uma cópia do documento, após todos os participantes terem realizado as assinaturas e o processo seja finalizado.

5º - Fluxo de assinaturas – na opção Eventos, você terá a opção de acompanhar o andamento de todos os processos pendentes de assinaturas ou já tenham sido finalizados.

6º - Altere o processo de assinatura – Para realizar alguma alteração no processo de assinatura, clique na opção “Documentos”, em seguida selecione o documento desejado, esta ação te permitirá:

• Excluir todo o processo;
• Mover o documento para outra organização ou pasta de destino;
• Gerar relatórios dos documentos em período ou selecionar apenas os processos desejados.

Nesta opção do menu, você também terá acesso a todos os certificados disponíveis para o seu uso, apresentando a você o nome do certificado, número de CPF/CNPJ, autoridade certificadora, bem como a data de emissão/expiração de seu certificado digital.

Documentos.

Nesta opção você tem acesso ao histórico de todos os documentos que estejam pendentes de assinatura, que estejam concluídos ou mesmo que estejam cancelados/expirados.

Veja a seguir algumas das opções disponibilizadas ao usuário.

Pendentes – apresenta ao usuário todos os documentos pendentes de assinatura, qual organização e pasta esta vinculado, além de apresentar data/hora da última modificação.

Clique sobre um documento para ter acesso a informações específicas sobre o documento.

Veja abaixo as ações permitidas:

• Realizar o download do arquivo ao clicar no ícone ;
• Mover o documento de pasta ao clicar no ícone ;
• Consultar por notificações ao clicar no ícone ;
• Enviar lembretes ao clicar no ícone ;
• Adicionar um novo anexo ao documento ao clicar no ícone ;
• Compartilhar link do participante ao clicar no ícone ;
• Editar a ordem das ações ao clicar no ícone  ;
• Editar e-mails de notificações ao clicar no ícone ;
• Assinar um documento ao clicar no ícone .

Atenção: além das opções acima disponíveis, ao clicar em você poderá – editar informações, recusar documento, cancelar documento e enviar uma nova versão.

Concluídos – apresenta ao usuário informações referentes ao documento concluído, em suma, as opções nesta opção não são muitos, isso porque já temos o documento finalizado, seguindo todas as predefinições estabelecidas anteriormente.

Cancelados/Expirados – Lista e apresenta ao usuário, todos os documentos que estejam nesta condição.

Pastas.

Permite ao usuário a criação de pastas para gestão de documentos. Podendo ser organizados através de um perfil Pessoal ou por Organizações criadas e predefinidas.

Organizações.

Permite ao usuário ter acesso aos grupos organizacionais aos quais se tenha acesso, criar novo(s) grupo(s), realizar consultas aos documentos e pastas. Verificar faturas que estejam pendentes ou não de pagamento, bem como consultar e criar novos fluxos de assinatura.

É permitido ainda à consulta dos usuários que pertencem a uma organização específica, podendo-se editar o perfil do mesmo ou até mesmo excluí-lo do grupo organizacional.

Menu de interações:

• Consulte documentos ao clicar no ícone ;
• Consulte faturas ao clicar no ícone ;
• Consulte pastas ao clicar no ícone ;
• Consulte/Crie fluxos ao clicar no ícone ;
• Realiza uma pesquisa ao clicar no ícone ;
• Edite um perfil ao clicar no ícone ;
• Exclua uma organização/perfil ao clicar no ícone .

Certificados.

Insira uma imagem à sua assinatura – na opção “Certificados” é permitido a você inserir uma imagem à sua assinatura, a mesma será apresentada sempre que você assinar um documento com o seu assinador SigningDesk.

Validar documento

Valide seu documento – na opção “Validar documento” você tem a sua disposição não uma, más duas opções de validar um documento assinado digitalmente.

1º Opção – Código de verificação – informe o código de validação do documento que se deseja realizar a consulta no campo específico e clique no botão “Validar”.

2º Opção – Documento assinado – clique no ícone (+) para indicar o diretório onde se encontra o documento assinado, ou simplesmente arraste-o para dentro do campo indicado e clique em seguida no botão “Validar”.

Gerar documentos

Permite ao usuário importar um documento que servirá de modelo para a criação de novos modelos de documentos, através de um simples clique para buscar o documento em um diretório, ou apenas arraste o documento para o campo determinado. O SigningDesk irá converter o documento para o formato CSV.

Em seguida você deverá definir a organização, a pasta onde será armazenado o documento, inserir o endereço(s) de e-mail(s) dos usuários que deverão assinador o documento, bem como estipular uma data limite de conclusão.

Defina os participantes, identificando-os através de seus cargos na organização, dando-lhes a opção de assinatura eletrônica através de um certificado digital ou somente através do SigningDesk.

Nota: Nesta etapa, pode-se carregar o fluxo de outro documento

Por fim, ative/desative a opção de “ordem das ações” caso deseje que estipular a ordem de assinaturas para o seu documento.